Planilha de Controle de Documentos
Planilha de Controle de Documentos, com essa planilha de sistema de controle de documentos você conseguirá cadastrar e acompanhar o uso de todo o tipo de arquivo usados na sua empresa.
Com um layout moderno e intuitivo, a Planilha de Controle de Documentos conta com todas as funcionalidades necessárias para garantir uma gestão completa e eficiente dos seus Documentos.
Além disso, ela é compatível com todas as versões do Microsoft Excel, Google Planilhas, funciona em Computadores, Notebooks, Celulares e Smartphones.
O acesso é liberado imediatamente, após a confirmação do pagamento você recebe no seu e-mail ou via WhatsApp.
Com Pix e Cartão de Crédito, a compra é liberada em minutos.
Arquivo 100% editável
Insira a sua logomarca
Relatórios e Dashboards Automáticos
Entrega Via e-mail ou WhatsApp
Nunca foi tão fácil controlar seus Documentos, pessoa Física e Jurídica!
Funções da Planilha de Controle de Documentos:
Cadastro de Equipe, Áreas e Tipos de Documentos
As primeiras configurações da planilha serão as definições dos tipos de documentos, áreas e equipes de auditoria que vão revisar e analisar os documentos da empresa
Lista Mestra de Documentos
Em seguida, você deverá listar todos os documentos que serão controlados. Nessa aba, você deverá preencher o nome do documento, a que tipo de documento ele pertence, a área de origem e se ele foi aprovado ou não.
Controle de Revisões
Para cada documento cadastrado, controle a quantidade de revisões realizadas e quais foram as alterações sugeridas
Planejamento de Auditorias
Cadastro de todas as auditorias (tanto internas quanto externas) que serão realizadas, com a duração programada, as normas auditadas e o seu status
Apontamentos e Ações
Para cada auditoria feita, faça o levantamento de todos os apontamentos e não conformidades levantados. A partir dessa análise, crie planos de ação de correção e revisão dos documentos e processos que necessitam de melhorias
Plano de Auditoria para Impressão
Sempre que for realizar uma auditoria, registre todo o plano do que precisa ser revisado para ter certeza que não vai esquecer de nada. Depois é só imprimir e levar o plano com você (ou com o funcionário responsável) na auditoria
Relatórios
A planilha possui 3 relatórios automáticos que te mostram os principais dados gerais de documentos, de auditorias e de planos de ação planejados.
Dashboards
Automaticamente a planilha gera dois painéis de controle dos seus principais indicadores e gráficos relacionados aos documentos e às auditorias realizadas
Funções Adicionais:
Cadastro de Documentos
Faça o registro de todos os tipos de documentos que você quer controlar e estipule o prazo de vencimento (em dias) para cada um deles
Cadastro de Funcionários
Área para registrar todos os funcionários da sua empresa e definir a área de atuação, email, telefone de contato e observações extras quando necessário
Controle de Vencimentos de Documentos
Faça o controle de todos os documentos que cada um dos seus funcionários possui. A planilha mostra automaticamente o status (em dia, perto de vencer ou vencido) de acordo com as data de renovação de cada um e seus respectivos prazos de validade
Análise por Funcionário
Escolha um funcionário e visualize o status de vencimento de todos os seus documentos
Análise por Documento
Escolha um documento e visualize todos os funcionários que precisam controlar o vencimento e seus respectivos status
Relatório de Controle de Vencimentos
Selecione um ano e veja o status dos documentos mensalmente para o período escolhido
Dashboard de Controle de Vencimento de Documentos
Painel de controle com a quantidade de documentos controlados, o status de vencimento deles e gráficos explicativos mostrando anualmente a quantidade de itens a vencer.
Compatível com todas as versões do Microsoft Excel
Receba tudo por e-mail ou WhatsApp e aproveite 15% de desconto em toda a loja com pagamentos via Pix.
Compre agora e dê um passo à frente na otimização dos controles dos seus Documentos!!!
Veja abaixo o que você recebe ao adquirir a Planilha de Controle de Documentos:
1 – Planilha de Controle de Documentos
4 Planilhas 2 preenchidas com exemplos e outra em branco na Versão do Excel 97 a 2003 e Versão Excel 2007 a 2013
2 – Capas e Imagens
3 – Dicas de Uso
Você recebe de Imediato após o pagamento via E-mail ou WhatsApp
Nessa compra receba totalmente gratuito os Bônus Abaixo:
1 – Kit Planilhas + 1600
2 – Kit Cartas Comerciais + 2000
3 – Kit de Planilhas de Gestão Empresarial no Varejo Prontas e Editáveis (5 Planilhas: Planilha de Contas a Pagar + Planilha de Contas a Receber + Planilha de Controle de Estoques + Planilha de Formação de Preço + Planilha de Orçamento Mensal)
4 – Curso Excel em Vídeos Aulas
Veja mais sobre Planilha de Controle de Documentos: (texto apenas ilustrativo o conteúdo que vai receber esta descrito acima)…
Planilha de Controle de Documentos: Organização e Eficiência na Gestão de Arquivos
A gestão de documentos é uma parte fundamental do funcionamento de qualquer organização, seja ela uma pequena empresa, uma grande corporação ou mesmo uma instituição pública.
Manter um controle eficaz sobre os documentos pode ser desafiador, mas é essencial para garantir a organização, a segurança e a acessibilidade das informações.
Uma ferramenta poderosa e simples que pode ajudar nesse processo é a planilha de controle de documentos.
O Que é uma Planilha de Controle de Documentos?
Uma planilha de controle de documentos é uma ferramenta utilizada para registrar, monitorar e gerenciar documentos de forma sistemática.
Ela pode ser criada em softwares como Microsoft Excel, Google Sheets ou qualquer outra plataforma de planilhas eletrônicas. O principal objetivo é fornecer uma visão clara e organizada de todos os documentos, facilitando o acesso e a atualização das informações.
Benefícios de Usar uma Planilha de Controle de Documentos
- Organização: Com uma planilha, é possível categorizar e classificar documentos de acordo com diversos critérios, como data, tipo, responsável, entre outros. Isso evita a perda de documentos e facilita a localização rápida quando necessário.
- Acessibilidade: Documentos bem catalogados e registrados em uma planilha podem ser facilmente acessados por todos os membros da equipe, desde que tenham a devida permissão. Isso aumenta a eficiência e reduz o tempo gasto na busca por informações.
- Segurança: Ao manter um controle rigoroso sobre os documentos, é possível rastrear quem acessou ou modificou cada arquivo, aumentando a segurança e a integridade das informações.
- Conformidade: Muitas organizações precisam cumprir normas e regulamentos específicos relacionados à gestão de documentos. Uma planilha de controle ajuda a garantir que todos os documentos necessários estão atualizados e em conformidade com as exigências legais.
- Economia de Tempo: Automatizar a gestão de documentos com uma planilha reduz a necessidade de processos manuais, economizando tempo e recursos.
Como Criar uma Planilha de Controle de Documentos
Passo 1: Definir os Campos Necessários
Antes de começar a criar a planilha, é importante definir quais informações serão registradas. Alguns campos comuns incluem:
- Número do documento
- Título
- Descrição
- Data de criação
- Data de revisão
- Responsável
- Status (ativo, arquivado, em revisão, etc.)
- Localização (física ou digital)
Passo 2: Escolher a Plataforma
Escolha a plataforma que melhor atenda às suas necessidades. Microsoft Excel e Google Sheets são as mais populares, oferecendo recursos robustos para a criação e gerenciamento de planilhas.
Passo 3: Configurar a Planilha
Crie colunas para cada um dos campos definidos e adicione filtros para facilitar a busca e a organização dos documentos. Utilize formatações condicionais para destacar documentos importantes ou com prazos de revisão próximos.
Passo 4: Alimentar a Planilha
Insira os dados de todos os documentos atuais e estabeleça um processo para adicionar novos documentos e atualizar informações regularmente. Certifique-se de que todos os membros da equipe saibam como usar a planilha e tenham acesso conforme necessário.
Passo 5: Manter a Planilha Atualizada
A manutenção regular da planilha é crucial para garantir que ela continue sendo uma ferramenta útil e precisa. Defina uma frequência para revisões e atualizações, e designe um responsável para gerenciar a planilha.
Exemplos de Uso
Empresas
Em empresas, a planilha de controle de documentos pode ser usada para gerenciar contratos, políticas internas, relatórios financeiros e outros documentos essenciais. Isso garante que todos os documentos críticos estejam acessíveis e atualizados.
Instituições Educacionais
Escolas e universidades podem usar a planilha para organizar documentos acadêmicos, como currículos, registros de alunos, avaliações e materiais de ensino. Isso facilita a gestão administrativa e acadêmica.
Organizações Sem Fins Lucrativos
ONGs e outras organizações sem fins lucrativos podem se beneficiar da planilha para controlar doações, relatórios de atividades, registros de voluntários e outros documentos necessários para a transparência e a prestação de contas.
Uma planilha de controle de documentos é uma solução prática e eficaz para a gestão de arquivos em qualquer organização.
Ela proporciona organização, acessibilidade, segurança e conformidade, além de economizar tempo e recursos.
Com uma planilha bem estruturada e mantida, é possível garantir que todos os documentos estejam sempre disponíveis e atualizados, facilitando a tomada de decisões e a operação diária.
Planilha de Controle de Documentos pronta e editável, com ela você não perde tempo para gerenciar toda a sua atividade.
